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Web会議導入のポイント

クラウド(ASP型)・オンプレミス(SI型)・テレビ会議専用機メーカーのソリューションで比較

ここでは専用機以外のテレビ会議システム(=パソコンにソフトウェアをインストール、Webブラウザで使う、iPad等のモバイルデバイス等)と定義し検討時に考慮すべきポイントなどについてご説明いたします。

モビリティ

Webカンファレンス風景テレビ会議の専用機は、会議室での利用を前提にデザインされています。大型の薄型ディスプレイとディスプレイスタンドと一緒に使われていますし、専用カメラ、マイクといった周辺機器もあるので、会議室を頻繁に移動して利用するのは大変です。外出先や自宅での利用は勿論、会議室が別の会議で利用されている場合等、使いたい時に使えない事もあります。

Webカンファレンス風景
PCやiPad等のモバイルデバイスを使ったテレビ会議は専用機とは異なり、利用する場所に縛られる事はありません。iPad等のモバイルデバイスの場合、カメラ、マイクが内蔵されていますし、ワイヤレスネットワークで接続できるので煩雑な配線さえありません。

専用機と比較して映像品質、音声品質、マイクなど音響処理技術といった性能面で非力なこれらのシステムを、会議室で大人数の会議に利用するというのは無理がありますが、場所に拘束されずに「いつでも、どこでも」使いたい時に使えるというのがこれらのシステムの最大のメリットといえるでしょう。

Web会議の種類

では、専用機以外のシステムにはどんなものがあり、どんな特徴があるのでしょうか?ここでは、①月額料金で利用する“ASP型”、②ASP型のシステムのサーバーを自社導入する“SI型”、③テレビ会議システム専用機のメーカーが提供するPC、iPadソリューションの3つに分けて説明してみたいと思います。

①ASP型(クラウドサービス型)

ASP型PCにソフトウェアをインストールもしくは、Webブラウザ上で利用するシステムを月額利用料金で使うもの。初期投資が少なく月額利用料金で使えるコスト面のメリットが最大の魅力です。インターネットに接続できる環境があれば利用できるので、新たにネットワークの準備する必要もありません。ASP型のシステムを利用する場合の注意点としては、

自社のプロキシサーバーの設定によっては、利用できない、映像が乱れたり、音声が途切れたりといった問題が発生する事もあります。(プロキシサーバーは、インターネットアクセスのセキュリティを考慮し、それぞれの企業のセキュリティポリシーで設定されているので、Web会議で使う為の設定変更ができない場合もあるようです。)

各支社のインターネットアクセスが、本社に集約されている場合、すべての映像+音声データが1つの回線に集中するため、映像や音声品質に問題が発生する場合があります。

PCの資料共有を行う場合は、サービスプロバイダーのサーバーに資料をアップロードしますので、重要な資料や機密性の高い資料を外部のサーバーにアップロードする事は自社のセキュリティーポリシーに反してしまう可能性があります。(ASP型のWeb会議にセキュリティ面の技術的不安があるという話ではなく、外部のサーバーに重要資料、機密資料をアップロードする行為そのものがという意味です。)

ASP/クラウド型の製品はこちら

②SI型(オンプレミス型)

SI型①のASP型のシステムでは、サービスプロバイダの提供するサーバーを利用しますが、そのサーバー自体を自社に設置する利用方法です。この場合①であげた注意点は回避する事はできます。デメリットとしては月額費用ではなく買い取りでの利用となるので初期投資額が大きくなることです。その他注意点としては

既にテレビ会議システムの専用機を使っている場合、それらとの接続性の問題を考慮する必要があります。SI型のシステムは映像、音声の通話方式に独自のプロトコルを使っているので、互換性が無い場合がほとんどです。既存のテレビ会議システムとの連携を考慮する場合、「Vidyo」「Avaya」等のテレビ会議専用機のメーカーのPCやiPad等で利用可能なシステムをお勧めいたします。

SI/オンプレミス型の製品はこちら

③テレビ会議専用機メーカーが提供するPC、iPad等で利用可能なソリューション

iPadでWebカンファレンス風景「Vidyo社」「Avaya社」がリリースしているソリューションも、テレビ会議専用機と比べ安価に導入が可能です。専用機のメーカーが提供するソリューションですから、性能面では①ASP型 ②SI型より優れていますし、すでにテレビ会議専用機を利用している場合の接続性の問題なく接続が可能です。

では、テレビ会議システム専用機のメーカーがリリースしているソリューションの比較ポイントはどこにあるのでしょうか? 「Vidyo社」「Avaya社」それぞれのメーカーで機能面での比較も重要ですが、コストの点で比較検討する場合、(1)PCクライアントのライセンス形態とライセンス費用、(2)サーバーの機能と価格と言えます。

「すでにテレビ会議専用システムを使っているお客様」、「これからテレビ会議を導入するけれど初期投資は押さえたいお客様」「専用機を数多くPCタイプが少なくても良い。」「PCタイプを数多く利用し大きな会議室だけ専用機」といったお客様の要件に、前述の(1)(2)のポイントを当てはめて検討するとお客様に最適なソリューションが見つけやすくなります。