Web会議入門 第二回オンプレミス(SI型)とクラウド(ASP型)の比較 – VTVジャパンのウェブ会議比較サイト


Web会議入門 第二回
オンプレミス(SI型)とクラウド(ASP型)の比較

設備導入型とサービス利用型の比較

Web会議入門の第2回では、「SIタイプ(設備導入型)」と「ASPタイプ(サービス利用型)」の導入形態にフォーカスして比較してみます。

コミュニケーションツールをWeb会議で行おうと思ったときに考えるべきことは、自社にWeb会議用のサーバーを構築するオンプレミス(SIタイプ)と、サービス契約を行って月額で利用料を支払うクラウド(ASPタイプ)どちらの形態で導入するのがよいか、ということです。

自社に適したタイプを選ぶ際の参考として、コスト、ネットワーク、メンテナンス性、セキュリティの4つの観点でSIタイプとASPタイプを比較し、解説いたします。

コスト面から比較

ウェブ会議の費用はじめにおさえておきたいポイントは、会計計上の差異です。

SIタイプでは、Web会議サーバーを自社内の設備投資として計上することで、法定償却年数に基づいて減価償却を行います。
一方、ASPタイプの場合はサービス利用料を月々の経費として計上します。資産を増やさず、月々の経費として会計処理を行いたい場合、経費処理できることはASPタイプの大きなメリットといえるでしょう。

また、SIタイプの場合は購入する場合とリース契約をおこなう場合があります。
購入の場合は導入時に、ハードウェア、ソフトウェア、設置作業費などの費用が発生し、保守サービス費用を年単位で支払う必要があります(保守サービス加入の場合)。保守料は、製品の定価のおよそ1割が一つの目安となります。
リースの場合は、導入時の費用が平準化された月額リース料と年間保守サービス料を支払います。

ASPタイプの場合は、導入時に初期費用が発生します。その後は月額の使用料を支払います。
月額使用料は従量制と定額制があり、会議に参加するクライアント数や使用頻度(時間)など、自社の利用状況と金額を照らし合わせて合ったものを選択します。
一般的にSIタイプとASPタイプの双方の総費用を比較すると、およそ3年でASPタイプがSIタイプを上回ってきます。

Web会議を恒久的なコミュニケーションツールとして採用しようとお考えでしたら、トータルコストを見た上での検討をお勧めします。

ネットワークから比較

ウェブ会議のネットワークSIタイプはWeb会議サーバーを設置する場所が、VPNとVPN外(インターネット)に分かれます。一般的には社内コミュニケーションを目的として導入することが多いので、VPN内に設置することが多いようです。
ただし、自社内での接続と併せて、社外の取引先や関連会社などと接続をするのであれば、セキュリティーを考慮した上での外部との接続手段を確保する必要があります。これらの解決策の詳細についてはここでは割愛しますが、自社のセキュリティポリシーを考慮しつつ、方法を検討したほうがよいでしょう。

ASPタイプは、社内ネットワークからインターネットを経由し、サービス提供会社のデータセンターへ接続します。会議参加クライアント数があまり多くなければ大丈夫なのですが、クライアント数が多くなってくると社内からインターネットへの接続容量がボトルネックになってしまうケースがあります。特にトラフィックが集中してしまうと、遅延がひどくなったり、映像が乱れる・音声が劣化するなど、スムーズなコミュニケーションができなくなりかねないので、十分な接続容量の確保が必要になります。

SI型・ASP型のネットワーク

メンテナンス性から比較

SIタイプの場合、Web会議を専任でみてくれる管理者を社内におき、自社で管理運用を行う体制が必要になります。導入ベンダーと保守契約を結ぶことで円滑なサポートを受けることが可能になり、管理者の負担を軽減することができます。

ASPタイプは、特に専任の管理者を設ける必要はありません。しかし、運用前に自社のWeb会議運用ルールを利用ユーザーに浸透させないと、参加権限のない人が勝手に会議に参加したり、必要なときに会議参加ライセンスが不足したりと、なにかとトラブルが発生してしまいます。
このようなトラブルを防ぐためには、ガイドラインや利用マニュアルを作成し、ユーザーへWeb会議運用の勉強会を行うなどが必要です。

また、コストの項で、直接的な設備費としては、3年で逆転すると述べましたが、管理者の人件費を考慮した間接費用と直接費用の合計で比較を行うことをおすすめします。

セキュリティから比較

SIタイプの場合、VPN内にWeb会議サーバーを設置することで、セキュリティを確保できます。
しかしながら、ASPタイプの場合は、サーバー管理はサービス提供会社に依存している為、セキュリティはサービス提供会社の運用次第となってしまいます。重要な会議が盗聴されたり、機密事項の資料のデータが流出してしまう可能性もあります。クラウド上での安全面を重視するなら、セキュリティ対策を講じているサービス会社を選択する必要があります。

まとめ

SIタイプ、ASPタイプ、どちらにもメリット・デメリットがあります。
恒久的なコミュニケーションツールとしてWeb会議を利用するのならば、いろいろな面から検討を行うことが必要です。
自社のニーズ、想定稼働時間、最大同時会議参加数(クライアント数)、セキュリティポリシー、コストなどに照らしあわせ、最適な導入形態をご検討ください。

SIタイプ (自社導入) ASPタイプ (サービス利用)
特徴 自社内にシステム/サーバ一式を導入・設置 サービス会社のサーバーへ接続して使用する
初期・運用
費用
資産で計上
初期導入費(サーバ・ソフトウェア代、
設置費用)+保守費用
経費で計上
初期契約費用+月額費用
導入スピード 自社内ネットワーク、システムにあわせた構築作業が必要 サービス提供会社との契約のみ
ネットワーク 主にVPN内に構築 インターネット
・インターネットへのアクセスが集中する場合がある
・社外接続利用できる
メンテナンス性 自社内で管理運用者が必要なため、円滑に運用ができる 管理者は必要ないため、自由に使える会議環境だが、運用ルールなど決めておく必要がある
セキュリティ 社内のセキュリティーポリシーに基いた運用・管理が必要 サーバ管理会社/サービス提供会社に依存
その他 製品によって、カスタマイズし、操作性をあげることができる 導入・運用に失敗してもすぐに解約でき、導入費用も安価なため、費用的リスクが少ない