Web会議入門 第三回資料共有機能の違いから見るテレビ会議とWeb会議 – VTVジャパンのウェブ会議比較サイト


Web会議入門 第三回
資料共有機能の違いから見るテレビ会議とWeb会議

テレビ会議とWeb会議の一番の違いは

テレビ会議とWeb会議ではどこが違うのか?という疑問の答えはいくつかありますが、一番の違いは資料共有機能です。
どちらも資料共有機能はありますが、テレビ会議はPCの画面データを接続先に送り、表示させて同じ画面を見るだけなのに対し、Web会議は画面を共有するほかに、その画面に互いに書き込みをしたり、その他色々な共有機能が搭載されています。

Web会議入門第3回は、このようなWeb会議の資料共有機能をご紹介いたします。

テレビ会議でできる資料共有とは

テレビ会議での資料共有はPC画面の表示のみと前述しましたが、具体的には次の通りです。

テレビ会議は、H.239というITU-Tが定めた標準勧告に則った手順でカメラからの映像とPCに表示されている画面の両方のデータを送信し、接続先に両方の映像を表示させます。
具体的には、PCとテレビ会議をケーブルでつないでPCのデスクトップ画面を取り込み、それを相手に送信して表示させます。その為、 画面を相手に見せるだけにとどまり、接続先と双方で書き込みを行うなどの協調作業はできません。テレビ会議の資料共有はあくまでも、接続先に自分のPCのデスクトップ画面を表示させるだけの機能なのです。

テレビ会議専用機での資料共有

Web会議でできる資料共有とは

テレビ会議と比べてWeb会議は、PC上で起動するアプリケーションという利点を活かして、表示させるだけではなく、接続先からデータ入力や書き込みなどもできます。
多くのWeb会議製品では、次の3つの機能をサポートしています。

① PCの画面に映し出されたデータを表示させる機能
② 共有ホワイトボードに双方が書き込みできる機能
③ 共有したアプリケーションに、接続先もデータ変更ができる機能

接続先に資料を表示させるときに気になるのが、画面レイアウトです。それでは、それぞれの機能と画面レイアウトについてご説明します。

PC画面共有

PC画面共有この機能は、紙にプリントアウトした資料を見るのと同様に、資料をモニタ画面に映し出します。送信先から受信先に対して、PDFなどの印刷画面に変換したファイルを接続先に表示させます。軽いアプリケーションですので、PCへの負荷も低く相手先へ表示するスピードも速く、レスポンス良く操作できることがメリットです。

ホワイトボード

PC上のホワイトボードを共有して、互いにテキストの書き込みや、ドローイングを行ったり、画像を貼り付けたりすることができます。
リアルな会議時では、プリントアウトしておく必要のある画像の共有も簡単に行えるので、より充実した会議が気軽に行えます。

ホワイトボード
【テキスト入力や書き込みも自由自在】

アプリケーションの共有

接続先にこちらから送信したアプリケーションを表示させながら、接続先からのマウスとキーボードの情報を受け取ることで、接続先からのデータファイルへの入力が可能になります。
双方で入力ができて便利な反面、PCへの負荷が高く、不安定になることがデメリットとなります。

PowerPoint共有  Webブラウザを共有
【パワーポイントを共有】           【Webブラウザを共有】

画面レイアウト

多くのWeb会議システムの製品は、画面レイアウトの変更が可能です。この機能は、会議進行や用途にあわせて会議参加拠点のカメラ映像や資料映像の画面レイアウトを自由に変更できます。これにより、充実した会議環境を作りだすことができます。

例えば、会議主催者が会議に参加している全拠点に強制的に資料を共有することで、参加者全員が同じ資料を同じタイミングで見ることができるようにします。これによって意思疎通がはかりやすくなり、会議への参加意識も高まります。
資料共有画面と画面レイアウトをうまく活用して、有益な会議が行えるようになるといいですね。

まとめ

Web会議での主だった資料共有方法を3つご紹介しました。
どれをどう使ったら良いのか迷ってしまう!という方には①の資料配布方式から始めてみることをおすすめします。操作に慣れてきたら、残り2つの機能も取り入れて効率的な会議を目指していきましょう。