Web会議の「ゲストユーザ」を有効に利用するには – VTVジャパンのウェブ会議比較サイト


Web会議の「ゲストユーザ」を有効に利用するには

Web会議で耳にする「ゲストユーザ」。これはID(ライセンス)を持たない人をWeb会議に参加させるために用意されたものです。Web会議製品のゲストユーザの多くは、IDを持ったユーザと比べて利用できる機能に制限はありますが、資料共有や音声・映像の設定など通常の会議を行う最低限の機能は利用可能です。

Web会議を検討する際、どうしてもID数で比較してしまいますが、ゲストユーザを利用した場合、ID数以上の拠点数での会議が可能になります。そこでゲストユーザも参加した場合にどのくらいの拠点が参加できるのか、Lifesize Cloudを例にご説明します。

Lifesize Cloud Core5で「ゲストユーザ」を利用した場合

Lifesizeのクラウドサービスで一番安価なメニューであるLifesize Cloud Core 5(最低ID数:5ID)で、ゲストユーザを利用した場合をみてみます。

ID数が5なので、アカウントユーザは5名までになります。アカウントユーザには専用の会議室がそれぞれ1つ用意されています。その他に誰でも利用できる会議室がCoreには2IDにつき1会議室用意されるので、5IDで2会議室利用可能です。

Lifesize CloudのCore5で「ゲストユーザ」を利用した場合

Coreサービスの場合、1会議室に最大で25拠点が接続できます。アカウントユーザのみでの利用の場合、全員集まっても最大5拠点での多地点会議、会議室も2つあれば十分でオーバースペックにみえますが・・・。

ここでゲストユーザを活用してみます。ゲストユーザとして招待できるユーザの数に制限はありません。ただ、1つの会議室に25拠点までしか入室できないので、1つの会議室に招待できるゲストユーザは自身を除いた24拠点までとなります。
つまり自分専用の会議室にアカウントユーザが1人、残りの24拠点分はすべてゲストユーザとして招待することが可能です。

ゲストユーザを利用した場合

これが5人分になると、アカウントユーザで5拠点、ゲストユーザは「24拠点 × 5」で120拠点と、計125拠点が同時に会議を行うことが可能になります。

専用会議室5会議室で最大125拠点が同時接続可能

そしてアカウントユーザ専用会議室のほかに、誰でも使える会議室がCore5では2会議室提供されます。この会議室はアカウントユーザが不在でも利用することがで可能です。つまり、アカウントユーザに誰でも使える会議室の設定と会議室に入室するための情報を提供してもらえれば、ゲストユーザだけでも会議を開催することができます。

ゲストユーザだけでも利用可能な会議室

この会議室もアカウントユーザ専用会議室同様、1会議室に最大25拠点が接続可能です。2会議室用意されているので、最大で50拠点のゲストユーザが参加できることになります。もし、自分専用の会議室と誰でも使える会議室を同時に最大拠点数まで利用した場合、7会議室で175拠点が同時に会議に参加できます。

Lifesize Cloud Core5は7会議室で最大175拠点が同時接続可能

175拠点のうち、アカウントユーザは5拠点、残りの170拠点はゲストユーザとして参加が可能です。ゲストユーザは固定のユーザではないので、普段あまり会議に参加しない人や、社外の人にも気軽に利用してもらうことができます。
ゲストユーザとして参加するには、①アカウントユーザから招待メールを送ってもらう、②会議室の情報(会議室番号やパスワード等)を提供してもらう、などの方法があります。

ゲストユーザをうまく利用することで、会議に参加できる拠点が増え、利用用途も広がります。ぜひ、便利な「ゲストユーザ」を有効活用してみてください。