Web会議導入事例 日本コンベンションサービス株式会社様 – VTVジャパンのウェブ会議比較サイト


Web会議導入事例 日本コンベンションサービス株式会社様

映像・音声品質や運用面、導入コストなどを評価
Lifesize Cloudで残業時間の削減や働き方改革を実現

  • 導入システム
  • Lifesize Icon600 Lifesize Icon400 Lifesize Cloud
    Lifesize Icon600 Lifesize Icon400 Lifesize Cloud
    • Lifesize Icon600 -2nd Generation Phone/2台 (東京本社、関西支社)
    • Lifesize Icon400 -2nd Generation Phone/1台 (東京本社)
    • Lifesize Cloud/PC参加:支社(北海道、東北、中部、神戸、京都、九州)、社員自宅など
日本コンベンションサービス株式会社様構成図

遠隔地のお客様ともFace to Faceのコミュニケーションを

国内初のコンベンション運営会社である日本コンベンションサービス様は、東京本社の他、北海道、東北、中部、関西、九州など全国7箇所に拠点を構え、拠点間のコミュニケーションにテレビ会議システムを利用されています。
「以前は、音声会議を利用したり、出張してコミュニケーションをとっていましたが、2003年の本社移転に伴い『移転先ではお客様を招いて会議ができる場所を作りたい。そこでは遠隔地のお客様ともFace to Faceでコミュニケーションできるようにしたい』という経営層の要望があったことから、テレビ会議システムを導入することになりました」とHR・マネジメント本部 情報システム部 部長の三宅孝幸氏は当時を振り返ります。

広報室 星野 昌也 氏(左)HR・マネジメント本部 情報システム部 部長 三宅 孝幸 氏(中央)HR・マネジメント本部 情報システム部 長谷川 聡 氏(右)
広報室 星野 昌也 氏(左)
HR・マネジメント本部 情報システム部 部長 三宅 孝幸 氏(中央)
HR・マネジメント本部 情報システム部 長谷川 聡 氏(右)

テレビ会議導入後は、「時間移動が最小限になった」「スケジュール調整が容易になった」など好評でした。同社様では、社内会議やミーティングなどにもテレビ会議を活用し、その結果、利用率が向上し、テレビ会議は欠かすことのできないコミュニケーションインフラとなりました。

システムの老朽化にともないリプレイスを検討

高い導入効果から同社の業務スタイルに定着したテレビ会議でしたが、導入から10年がたち、テレビ会議システムの老朽化が進みました。管理・運用・保守の工数が増大し、保守部材の調達も困難となり、トラブル時の代替機の用意もできなくなってしまいました。
そこで同社様はテレビ会議システムのリプレイスを検討することになりました。

「5年ほど前から、オンプレミス型・クラウド型ソリューションを検討してきましたが、品質面やコスト面で満足のいくソリューションがありませんでした。そのような中、VTVジャパンよりテレビ会議のクラウドサービス『Lifesize Cloud』の提案がありました」(長谷川氏)

「Lifesize Cloudは、映像や音声品質が高く、相手の表情を確認しながら臨場感のあるコミュニケーションが可能です。クラウドサービスですので、インターネットに接続できれば時間や場所を問わずに、どこからでも接続することができますし、運用についてもアウトソーシングすることが可能になります。当社にとって、とても魅力的なソリューションでした。導入コストを試算したところ、MCU(多地点接続装置)と各拠点のテレビ会議システムを新しく導入した場合と比べ、半額以下のコストで導入できることがわかりました。これらの点を総合的に判断し、Lifesize Cloudの導入を決定しました」と三宅氏はLifesize Cloud選定の理由を説明してくださいました。

残業時間の削減や働き方改革などを実現

Lifesize Cloudの運用を開始してから、程なく導入効果が現れました。

既存のテレビ会議システムでは限られた拠点でしか利用できなかったPCデータの共有が全ての拠点でできるようになりました。また、高画質になったことで、ホワイトボードに記載された文字も鮮明に映し出すことができるようになり、情報共有がすすみました。
また、Lifesize Cloudを利用するようになって、外出先や在宅勤務など、どこからでも接続できるようになりました。その結果、「残業時間の削減や働き方変革にも寄与しています」と三宅氏は導入効果を説明します。

さらに同社様では、録画再生機能(オプション)の「Lifesize Record and Share」も導入し、テレビ会議の様子を録画し、録画したコンテンツをストリーミング配信しています。
「勉強会の様子を録画・配信することで、当日欠席したメンバーが、好きな時間にスマートフォンから閲覧できるようになりました。この機能はとても利用されています」(長谷川氏)
現在では、録画したコンテンツも増え、有効に活用されているそうです。

今後の展開についてお伺いしたところ
「テレビ会議システムにかぎらず、ツールは導入して終わり、ということはありません。いかに使いこなして成果を生み出すのかが重要です。今後は、生産性を高める使い方などの告知に注力していきたいですね」(三宅氏)とのご回答をいただきました。

コミュニケーションだけではなく、業務生産性の向上や働き方改革まで実現された日本コンベンションサービス様の事例は、今後コミュニケーションツールの導入・リプレイスを検討される企業にとって参考になる部分が多い事例となっています。

打ち合わせの様子。東京本社では、Icon 600は会議室に常設して利用
打ち合わせの様子。東京本社では、Icon 600は会議室に常設して利用

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